Firmaların çalışma prensiplerine göre personelin normal mesai, fazla mesai, eksik çalışma gibi puantaj parametrelerini hesaplayan ve raporlayan otomasyon program sistemine verilen ada PDKS diyoruz. Bu sistem özellikle şantiye, fabrika gibi personel sayısı olarak fazla olan işletmeler de çok kullanılan bir sistemdir. Bu otomasyon sisteminde ana karakter personel devam kontrol sistemidir.

İşletmelerin personel devam takip sistemlerinden beklentilerinin başında ay sonunda maaş hesaplamasını kolaylaştırması gelir. Maaş hesaplamasında ihtiyaç duyulan personelin çalışma toplamlarının yer aldığı puantaj bilgisidir. Personel devam kontrol sistemi pdks yazılımı yardımıyla puantaj bilgisini oluşturur. Yazılım puantaj bilgisini oluştururken veri toplama terminalinden gelen datayı kullanır.

Personel Takip Sistemi ne kadar kolay ve anlaşılır olursa kullanan kişi içinde o kadar kullanışlı olur. Personel Takip Sistemi personel kartları kısmında çalışan personel için detaylı özlük bilgilerine, giriş çıkış saatlerine, not, zimmet kayıtlarına ulaşılabilir. Giriş çıkış sekmesinde elle girilen giriş çıkış verisi kırmızı renkli olarak işlenir. Bu da elle müdahale yapıldığı anlamına gelir.

Personel devam kontrol sistemimizde personel kartlarından girilen personelin maaş verisine göre girilen parametre ayarlarına bakılarak maaşı da hesaplanır. Bu hesaplamayı cihazdan o personel için çektiği giriş çıkış verisine göre yapar. Bu veriyi çekmek için ise PDKS Bilgi Aktar programını kullanır. Bilgi Aktar programı cihaz ve personel devam kontrol sistemi arasında bir nevi köprü görevi görür. Cihaz bağlantısı, cihaza personel gönderme, cihazdan personel çekme gibi işlemleri Bilgi Aktar üzerinden yapabiliriz. Aynı zamanda cihazın saat güncellemesi ve bağlantı protokol ayarları da yapılabilir.

Personel devam kontrol programın da girilen çalışma saatleri parametreleri daha sonra istenilen tarihten itibaren tekrar istenilen saatlere göre tekrar ayarlanabilir. Burada dikkat edilmesi gereken en son yapılan ayarlamalardan sonra tekrar puantaj hesaplama yapmanız gerekmektedir. Hangi personeller için bordro raporu alınacaksa o personellerin tekrar puantajı hesaplanmalıdır.

Pdks de günlük puantaj parametrelerinden firmanızın kendine özgü çalışma saatleri mesai başlangıç saati, mesai bitiş saati, tolerans gibi değerler girilir. Vardiya tanımlarından başlangıç ve bitiş saatleri gün dönüm saatleri belirtilerek tanımlanır. Tanımlama yapıldıktan sonra genel gruplar çalışma planın dan haftanın hangi günleri hangi vardiyalarda çalışılacağının ve hangi tarihler arasında bu çalışma saatlerinin olacağı tanımlanır. Aynı çalışma düzenine sahip personeller personel özlük kısmından aynı hesap grubunda toplanır.

Cihazdan gelen veri ile maaş hesaplama algoritması çalıştırılır. Öncelikle hesap grubuna bakılarak vardiya düzenleri tespit edilir. Bu vardiyalarda girilen parametrelere göre de hesaplama yapılır.

En son hesaplanan puantajı görüntülemek içinde genel bazda maaş ekstresi, kişi bazında maaş ekstresi, maaş pusulası raporlarından görüntülenebilir. Personel takip Genel Bazda Maaş Ekstresi raporunda personellerin toplam girilen tarih kadar giriş çıkış verisinin normal çalışma, fazla mesai, devamsızlık, raporlu, raporsuz gibi birçok bordro alanı görüntülenebilir. İsteğe bağlı olarak bunlara ekleme ve çıkarmada rapor alanından yapılabilir. İsteğe ve ihtiyaca bağlı olarak bu bordro alanları kendiniz tarafından yeni tanımlanabilir.

Kişi Bazında Maaş Ekstresin de ise personelin detaylı yine istenilen tarih aralığında kişi detaylı verileri çıkarılabilir. Bu raporları alırken ayarlar kısmında gösterilmesi istenen personel özlük bilgilerini, font büyüklüğü, tam sayıya yuvarlama ayarları yapılabilir. Diğer kısımda yani genel raporlarda özlük raporu, genel bazda giriş çıkış listesi, kişi bazında giriş çıkış listesi, devamsızlar listesi, işten ayrılanlar listesi, izin kullananlar listesi, avans listesi, prim listesi, aylık devam listesi gibi ayrıntılı diğer raporlara da ulaşılabilir.

Puantaj yönetimi ne kadar esnek, hızlı ve hatasız yapılır ise bordro hesaplama surecide o kadar kaliteli olacaktır. PDKS birçok farklı ölçekte firmanın mavi yaka ve beyaz yaka puantaj yönetimi üzerine uzmanlaşmış bir yazılımdır.